ТӨРИЙН УДИРДЛАГЫН ХYРЭЭНД ХӨДӨЛМӨРИЙН БYТЭЭМЖИЙГ

ДЭЭШЛYYЛЭХЭД МЭДЭЭЛЭЛИЙН ТЕХНОЛОГИ АШИГЛАХ ИРЭЭДYЙ.

Зохион байгуулалтын онол нь удирдлагын салбарт ашиглагддаг хандлага, үзэгдлүүдийн мөн чанарыг илэрхийлсэн логик дараалал бүхий үзэл баримтлалын нэгдэл юм. Эдгээр үзэл баримтлалын ихэнх нь үр нөлөөг нэмэгдүүлэхэд чиглэгдсэн удирдлагын үзэл баримтлал учраас хөдөлмөрийн бүтээмжтэй салшгүй холбоотой. Тэр дундаа хөдөлмөрийн бүтээмжийн тухай орчин үеийн онолуудтай нягт холбогддог.

Зохион байгуулалтын онолыг судалснаар төрийн байгууллагын үйл ажиллагаа, түүнийг удирдах үйл явцын талаар тодорхой ойлголттой болдог.  Энэ ойлголтоос хөдөлмөрийн бүтээмжийн тухай төсөөлөл гарч ирнэ. Орох, гарах параметрууд, дундын ажиллагаануудын хоорондын холбоо, түүнчлэн тодорхой стандартууд хөдөлмөрийн бүтээмжийн суурь загварыг тодорхойлдог (Зураг 1).

  

Орох                             Дундын                    Гаралтын                       

параметрууд               ажиллагаа                параметрууд                       стандартууд  

Зураг 1. Хөдөлмөрийн бүтээмжтэй холбоотой шийдвэр гаргахад тооцон үзэх параметруудын хоорондын холбоо.    

Хэлбэрийн хувьд хөдөлмөрийн бүтээмжийн ойлголт хоёр гол логик холбооны тусламжтайгаар тодорхойлогддог. Тухайлбал гаралтын параметрийн хэмжээ системийн гаралт дээрх адил параметрийн хэмжээнээс давж байх нь үр нөлөөний хэмжүүр болдог бөгөөд өртгийн үзүүлэлтийг хянахад ашиглагддаг. Дундын ажиллагаа сайн зохион байгуулагдаж орж буй нөөцийг сайн ашиглаж байх тусам эцсийн бүтээгдэхүүний үнэ өртөг хямд байна.  Гаралтын параметруудад зориулан тогтоосон стандарт гаралт дээрх бодит үзүүлэлттэй ойрхон байх тусам бүтээгдэхүүн, үйлчилгээний чанар өндөр байна.

Энэ ойлголттой мэдээллийн технологийг хэрхэн холбож өгөх, мэдээллийн технологи хөдөлмөрийн бүтээмжид хэрхэн нөлөөлдгийг тодорхойлох нь нилээд түвэгтэй. Наад зах нь гэхэд мэдээллийн технологи, түүний дотор компьютерийн техник, хэрэгсэл, программ хангамжийн үнэ өртгийг аваад үз. Цаашлаад электрон шуудангийн систем, шийдвэр гаргалтыг дэмжих систем, ширээний хэвлэлийн технологи бүр ч үнэтэй. Мөн байгууллагын үйл ажиллагаанд тэдгээрийн оруулж буй хувь нэмэр, ажилтнуудаас тэдгээрийг ашигласны ашиг тусыг тооцон гаргах хэцүү.  Түүгээр ч зогсохгүй шинэ технологи ашиглах нь хөдөлмөрийн бүтээмжийг бууруулах гэнэтийн алдагдалд ч оруулж болно. Америкийн төрийн нэгэн байгууллагын менежер “Microsoft Word гарч ирэхээс өмнө би цалингаа бүтэн авдаг менежер байлаа. Одоо би хагас цалинтай өөрийн нарийн бичгийн дарга болсон, гэхдээ өндөр цалинтай нарийн бичгийн дарга” хэмээн хэлсэн байдаг. Харамсалтай нь дэлхий даяар мэдээллийн технологи нэвтрүүлэх нь хөдөлмөрийн бүтээмжийг нэмэгдүүлэх нь гарцаагүй хэмээн үзэж нарийвчлан судалж байсангүй. Мэдээллийн технологи нэвтрүүлнэ гэдэг нь хөдөлмөрийн бүтээмжийн өсөлт хэмээн үзэх нь алдаатай зүйл.

Хувийн салбар дахь мэдээллийн системийн менежерүүдийн дунд явуулсан санал асуулгаас харахад сүүлийн жилүүдэд мэдээллийн системийн үр ашгийн түвшинг сонирхох нь багасаж байна. Ингэж сонирхол буурч байгааг шинэ технологийн давуу талыг үнэлэх гэсэн амжилтгүй оролдлоготой холбон тайлбарлаж болох юм.

Гэхдээ мэдээллийн технологийн бүтээмж зохион байгуулалтын асуудал чухал хэвээр байна. Тийм ч учраас мэдээллийн технологийг нэвтрүүлэх нь хөдөлмөрийн бүтээмжид хэрхэн нөлөөлөх талаар авч үзэх нь чухал. Ер нь мэдээллийн технологи хөдөлмөрийн бүтээмжийн түвшинд хурдан, сайнаар нөлөөлдөг нь илт харагддаг. Харин нарийн сайн анализ хийснээр хэрэглэх хувилбараа зөв сонгох нь чухал. Yүний тулд төрийн байгууллагуудад мэдээллийн технологийг ашиглах ажиллагааны хувьсал, албан хаагчдын хөдөлмөрийн бүтээмжийг дээшлүүлэхэд нөлөөлөх мэдээллийн технологийн шинэчлэлүүдийг мэдэж байх ёстой.

Өгөгдлийг боловсруулах ажиллагаанаас удирдлагын автомат

систем хүртэл.

1950-60-аад оны үед мэдээллийн технологи нэвтрүүлэх гэдэг нь цаасан ажиллагааг автоматжуулахын тулд үнэтэй компьютер авах явдал байлаа. Автоматжуулах тухай анхны шийдвэрүүд цаг, хөрөнгийг хэмнэхэд үнэхээр тустай гэсэн итгэл дээр тулгуурлан гарч байв. 1951 онд АНУ-ын хүн амын тооллогын товчоо өгөгдлийг хадгалах, эрж хайх, тооцоо бодохын тулд “Univak-1” компьютерийг худалдан авсан нь бичиг баримт боловсруулах хурдыг ихэсгэж, ажиллах хүчний зардал, алдаа гаргах магадлалыг багасгасан юм. Энэ бол дэлхий дээрх анхны шинжлэх ухаан, цэрэг дайн, инженерийн бус компьютерийн хэрэглээ байв.

Компьютерийн технологи хямдрах тусам төрийн байгууллагын удирдагчид түүнийг хэрэглэх шинэ салбаруудыг нээн олж байв. Тухайлбал АНУ-ын хотын мэрийн ажилтнууд компьютерийн тусламжтайгаар үзүүлсэн үйлчилгээний хөлсийг хурдан, бага зардалтайгаар бичиж өгөх боломжтойг нээн олжээ.  Мөн сонгогч нарыг компьютерийн тусламжтайгаар бүртгэж, саналыг тоолох нь амархан болохыг ойлгосон байна. Татварын албад компьютер ашиглан татварын баримт бичгийг хөтлөх болов. Улмаар төрийн удирдлагын бүх түвшний менежерүүд мэдээллийн технологи ажиллах хүчний зардлыг багасгаж  ажлын гүйцэтгэлийг хурдасгаж, өгөгдлийг хадгалах, дамжуулахад гарах алдааг багасгадгийг ойлгох болов.

Мэдээллийг технологийг ашиглах эхний үе шатуудад маш үнэтэй суурин компьютеруудыг худалдан авдаг, үүний улмаас маш их хөрөнгө оруулалт, тоног төхөөрөмж,  түүнийг үйлчилдэг олон тооны ажилтнууд, мөн үйлдлийн программуудыг боловсруулж нэвтрүүлдэг мэргэжилтнүүд шаарддагддаг байв. Энэ үед гараар бичиг баримт боловсруулах зардал компьютерийн тоног төхөөрөмж авахад зарцуулсан хөрөнгөөс их, шинэ техникт үйлчилгээ хийдэг ажилтнуудын нийт цалин бичиг баримтыг гараар боловсруулдаг ажилтнуудын  нийт цалингаас бага байгаа тохиолдолд л хөдөлмөрийн бүтээмж нэмэгдлээ хэмээн ярьж болох байв.

Одоо үед төрийн ихэнх байгууллагад хэвшмэл үйл ажиллагаагаа автоматжуулжээ. Yүний тулд сервер, ширээний компьютерууд олноор нь худалдан авч программчид, операторчин, компьютерийн инженерүүдийг ажиллуулах болсон байна. Байгууллагын дотоод мэдээллийн сүлжээг байгуулахын зэрэгцээ мэдээлэл боловсруулах төвийг ч байгуулсан байна. Мэдээллийн технологийг нэвтрүүлэх талаар тавьж буй энэ бүх чармайлтууд эцсийн эцэст төрийн байгууллагуудын өдөр тутмын үйл ажиллагааг дэмжихэд л зориулагдсан зүйл.

Компьютерийн үйлдлүүдийг хэрэгжүүлэх ажиллагааг “өгөгдлийн электрон боловсруулалт(ӨЭБ)”, “өгөгдлийн автомат боловсруулалт(ӨАБ)”, “өгөгдлийн боловсруулалт(ӨБ)” хэмээн нэрлэх болов.

Өгөгдлийг боловсруулах нь төрийн байгууллагуудын үндсэн үйл ажиллагаа боловч барууны төрийн байгууллагын менежерүүд удирдлагын жинхэнэ мэдээллийн систем боловсруулахын давуу талыг ойлгох болов. Удирдлагын мэдээллийн систем УМС(management information system) гэсэн нэр томъёо англи хэлэнд сүүлийн хориод жилд баттай орж ирэв. Орос хэлэнд ч удирдлагын автоматжуулсан систем (автоматизированная система управления) гэсэн нэр томъёо баттай оржээ. Жинхэнэ УМС маш өргөн хүрээтэй ойлголт билээ. Энэ нь шийдвэр гаргахад нь шаардагдах мэдээллийг удирдлагад гаргаж өгч байхад зориулагдсан компьютерийн сүлжээ юм. УМС-ийн үндсэн зорилго нь зохих шатны удирдагчид хэрэгтэй үед нь ашиглахад тохиромжтой хэлбэрээр мэдээллийг гарган өгч байх явдал. Жирийн мэдээллийн боловсруулалтын үед гарч ирдэг үй олон мэдээлэл, салбар бүрт байдаг мэдээллийн тусдаа системийн оронд мэдээллийн нэгдмэл системд, нэг стандартаар боловсруулагдсан мэдээллүүдийг нэгтгэн үндсэн чухал үзүүлэлтээр нь гаргаж ирдгээрээ УМС ялгагддаг. Энэ нь программчилж болдоггүй шийдвэрүүдийг гаргахад шаардагдах мэдээллийг удирдлагад гаргаж өгдөг тогтолцоо юм. Өөрөөр хэлбэл УМС нь шийдвэр гаргахад шаардлагатай мэдээллийг зохих ёсоор нь нэгтгэж, ашиглахад тохиромжтой хэлбэрээр нь гаргаж өгнө гэсэн үг.

Технологийн шинэчлэл

Одоо оршин байгаа болон ирээдүйн технологийн шинэ зүйлс төрийн жирийн албан хаагчид төдийгүй менежер, удирдлагчдын хөдөлмөрийн бүтээмжийг дээшлүүлэх ирээдүйг бий болгож байна. Энэ шинэ зүйлсүүдэд өгөгдлийн санг удирдах системийн өргөжүүлсэн боломж, биеэ даасан програмчлал, офисийн ажиллагааны автоматжуулалт, шийдвэр гаргалтыг дэмжих систем, шинжээчийн систем орно.

А.Өгөгдлийн сангийн удирдлагын систем.

Өгөгдлийн сангийн удирдлагын системд (ӨСУС)сүүлийн үед гарч ирсэн ололтууд шийдвэр гаргах ажиллагааг боловсронгуй болгох замаар хөдөлмөрийн бүтээмжийг дээшлүүлэх боломжийг бий болгож байна. ӨСУС нь өгөгдлийг зохион байгуулах, түүнд хандах иж бүрэн, нэгдмэл, уян хатан хандлагыг хангахад зориулагдсан программуудын багц юм.

ӨСУС анх гарч ирж хэрэглэгдэж байх үедээ нилээд болхи, ойлгоход хэцүү, ачаалахад хүнд, мэдээлэл гаргаж авахад хэцүү байв. Тэр ч бүү хэл систем гэж нэрлэхэд ч хэцүү байв. Яагаад гэвэл нэг байгууллагад л гэхэд маш олон өгөгдлийн сан байв. Тухайлбал, боловсон хүчний хэлтэст цалингийн тухай сан, орон тооны тухай өгөгдлийн сан,  албан тушааллын ангиллын сан гэх мэт өгөгдлийн сангууд байх жишээтэй. Санхүүгийн хэлтэст гэхэд үл хөдлөх хөрөнгийн, худалдан авсан зүйлсийн, тооцоо бодох, ня-бо бүртгэлийн гэх мэт өгөгдлийн сан байдаг байв. Энэ бүх сангууд боловсруулсан хандлага, компьютер, программын үл нийцэх байдлаас болж ихэнхдээ хоорондоо нийцдэггүй, тус тусдаа ашиглагддаг байв.

Орчин үеийн технологи бүх байгууллага, салбарын нэгдмэл өгөгдлийн сан бий болгох боломжийг олгож байна. Жишээлбэл дүүргийн нийгмийн халамжийн хэлтэс 30-аад ангилалд хуваагддаг дүүргийн нийт оршин суугчдын тухай бүх файл, мэдээллийг нэг л өгөгдлийн сан болгож ашиглаж байна.

ӨСУС-ийн салбарт олсон ололт амжилтууд төрийн удирдлагын салбарт хөдөлмөрийн бүтээмжийг дээшлүүлэх найдварыг төрүүлж байна.  Төрийн ихэнх албан хаагчид оюуны хөдөлмөр эрхэлдэг. Yйлдвэрийн ажилчдын хийдэг түүхий эдийг бүтээгдэхүүн болгох ажиллагаанаас эрс өөр иргэдэд үйлчлэхийн тулд мэдээллийг нэг хэлбэрээс нөгөө хэлбэрт шилжүүлэх ажиллагааг эрхэлдэг. Тиймээс компьютер ашиглах нь тэдний үйл ажиллагааны бүтээмжийг эрс нэмэгдүүлдэг. Жишээлбэл: Улаанбаатар хотын засаг даргын тамгын газрын ажилтнууд тайлан мэдээ бичих, судалгаа хийх, бүртгэл хөтлөх, олон мянган мэдээллийг шүүхэд компьютерийг байнга ашигладаг.

Б. Бие даан программчилах.

Төрийн байгуулллагын менежерүүд компьютер ашиглаж эхэлснээсээ хойш олон жилийн турш компьютерийн программ зохиогчдоос хамааралтай байв. Одоо ч гэсэн Монгол улсад хамаарсаар байна. Компьютерт оруулж болох үйл ажиллагаа олмогцоо тэд программчидад ханддаг. Тэд үнэ хөлсийг төлж байвал ямар нэг программ хангамж хийгээд л өгнө. Харамсалтай нь тэд өөрсдийн техникийн асуудалдаа хамаг цагаа зарцуулдаг, компьютер мэддэггүй хүмүүст итгэлгүй ханддаг, байгууллагын дотоод ажлын нарийн ширийнийг ойлгодоггүй хүмүүс. Тийм ч учраас боловсруулсан программ хангамж нь ихэнхдээ ажиллагааг бүрэн хангаж чадаагүй байдаг. Мөн менежерүүд ч компьютерийн програмчлалын боломжийг ойлгодоггүй. Yүний улмаас нэг ажиллагааг автоматжуулахын тулд хэдэн жил шаардагдах нь бий.

Харин сүүлийн үед харьцангуй хямд, хүчин чадал сайн компьютерууд бий болсон, тэдгээрт зориулсан өргөн сонголттой программ хангамж, программчлалын хялбар хэлүүд бий болсноор менежерүүд мэдээллийн төвийн туслалцаа авалгүй зохих программаа өөрсдийн хүрээнд хийчих боломжтой боллоо. Хүмүүс өөрсдийн жижиг УМС-ийг бие даан хийх нь барууны улсуудад хэвийн үзэгдэл боллоо. Орчин үеийн программчлалын хэлүүд нь ашиглахад хялбар, хэнд ч ойлгомжтой, шаардлагатай маягт, өгөгдлийн сангаа бие даан хийх боломжийг бий болгосон программ хэлбэртэй болжээ. Тэрээр судлахад хялбар, англи хэлэнд тун ойрхон командууд ашигладаг, ашигтай меню, тайлбар, зөвлөмжтэй болжээ.

Ер нь эцсийн хэрэглэгчдэд чиглэсэн шинэ технологи төрийн байгууллагын бүх шатанд хөдөлмөрийн бүтээмжийг дээшлүүлэх их боломжийг бий болгожээ.

В. Офисийн ажиллагааг автоматжуулах.

Офисийг автоматжуулах үндэс суурь нь конторын уламжлалт ажиллагааг гүйцэтгэхэд ашигладаг янз бүрийн технологийн хослол юм. Yүний тусламжтайгаар нарийн бичгийн дарга нар, менежерүүдийн хөдөлмөрийн бүтээмж  эрс нэмэгдэнэ хэмээн зохион бүтээгчид нь амалдаг. Офисийн автоматжуулалтын хамгийн их дэлгэрсэн технологид текстийн редакторууд, электрон шуудан, факсын холбоо, автоматжуулсан ажлын байр, теле, видео бага хурал хийх техникүүд ордог. Энэ мэт технологи конторын ажлын шинжийг эрс өөрчилжээ.

Текстийн редакторын давуу тал илт харагддаг. Тэрээр текст материалыг ноорог хийх, редакторлах, хуулах, хэвлэх, тараах, файлаар ангилахад шаардагд-даг хугацааг маш багасгадаг.

Электрон шуудангаар мэдээлэл дамжуулахад зарчмын шинэ зүйл байхгүй. Мэдээлэл дуутай болон дуугүй текст хэлбэрээр нэг болон хэд хэдэн хаяглагчид илгээгдэж болно.  Мэдээллийг электрон хэлбэрээр дамжуулах системд хэд хэдэн давуу тал бий. Юуны өмнө телефон дуудлагын үед хоёр талд хүмүүс бэлэн байхгүй бол гарч ирдэг “холбогдохгүй” байхаас чөлөөтэй. Менежерүүд ямар нэг саад тотгоргүйгээр өөрсөддөө тохиромжтой цаг үед мэдээллээ гарган авах боломжийг бий болгоно. Мөн нэг мэдээллийг хэд хэдэн хүмүүст зэрэг явуулах боломжтой. Мөн утасдаж чадахгүй байхын зовлон үгүй. Сүлжээ хэвийн ажиллаж байвал л болно. Эсхүл dial up холболт хэвийн байх ёстой.

Факсын аппаратууд фотохуулбарын аппаратын адил зарчмаар ажилладаг бөгөөд өргөн хүрээт мэдээлэл холбооны сүлжээг ашигладаг. Баримт бичгийг хурдан, шуурхай, эх хэлбэрээр нь дамжуулдагт түүний давуу тал оршино.

Ажлын автоматжуулсан байр нь компьютерийн болон мэдээлэл холбооны технологийн үндсэн дээр боловсруулагддаг. Ажилтан менежерүүд түүний тусламжтайгаар ӨСБС-д хандах, шийдвэр гаргалтыг дэмжих систем, шинжээчийн систем, текстийн редактор, электрон хүснэгт, графикийн принтер, электрон шууданг ашиглах, захиргааны чиг үүргийг дэмжих хэрэгслүүдэд хандах боломжтой болдог. Ажлын автоматжуулсан  байр олон давтагддаг, хэвшмэл, залхуу хүрэм ажиллагааны хэмжээг эрс багасгадаг. Ингэснээр албан хаагч, менежерүүдэд илүү чухал ажилд зарцуулах цаг гарч ирдэг.

Теле болон видео бага хурал зохион байгуулах нь телефоны шугам, богино долгионы болон сансрын хиймэл дагуулын холбооны технологи дээр үндэслэгд-дэг. Энэ бүхэн алс холын зайнаас шууд харьцах боломжийг бий болгодог. Теле, видео бага хурал хэд хэдэн давуу талтай. Юуны өмнө алс хол аялах цаг, мөнгөний хэмнэлт гарна. Цаг хугацааны хязгаарлалт байхгүй. Хэрэглэхэд амар.Теле бага хуралд оролцохын тулд тусгай дадал, мэдлэг шаардлагагүй. Газар зүйн ямар нэг хязгаарлалт байхгүй. Асуудал гармагц нэн даруй хэлэлцэх боломжтой учир гарч буй шийдвэрийн чанар дээшилнэ. Оролцогчид бэлтгэлээ сайн хийж ирэхийн зэрэгцээ бие биедээ анхааралтай хандаж чадна.

Офисийг автоматжуулах технологийн энэ бүх ололт амжилтууд  маш чухал, яагаад гэвэл төрийн албан хаагчдын дийлэнх нь оюуны хөдөлмөрийн хүмүүс байдаг. Энэ төрлийн ажлыг илүү хурдан, үр дүнтэй гүйцэтгэхэд уг технологийн гүйцэтгэх үүрэг, боломж маш их.

Г. Шийдвэр гаргалтыг дэмжих систем.

Шийдвэр гаргалтын дэмжих системүүдэд (ШГДС) мэргэжилтнүүд, менежерүү-дээс шийдвэр гаргах чанар, хурдыг нэмэгдүүлэх замаар хөдөлмөрийн бүтээмжийг дээшлүүлэх өргөн боломж агуулагддаг. УМС болон ШГДС-ийн ялгааг нарийн ойлгохгүй байдал их байдаг.Нэг хэсэг нь ШГДС бол ӨСБС болон УМС-ийн хувьслын дараагийн үе шат гэсэн үзэл бодолто байдаг бол нөгөө хэсэг нь ШГДС нь УМС-ийн нэг салаа мөчир юм гэж үздэг. Yүнийг харгалзан үзэлгүйгээр ШГДС-ийг шийдвэрийг уламжлалт бус маягаар гаргахад ашиглагддаг мэдээллүүдийг нийлүүлдэг компьютерийн с истем гэж тодорхойлж болно.

Доктор Т.Халтар.